Logo

iPad App-Deals

iPhone App-Deals

Mac App-Deals

Automator Script – Bestanden zippen en versturen via mail

Door: Ruud Timmermans op 15/11/11 in iTutorial, OS X

Wanneer je een Mac hebt gaan er veel zaken al automatisch. Het werkt net allemaal wat makkelijker. Toch zullen er nog genoeg dingen zijn die je ook automatisch wil laten doen. Je kan een programma kopen maar je kan ook een Applescript aanmaken m.b.v. Automator. Automator laat je op een redelijk makkelijke manier dingen voor je doen. Deze tools of programma moet je wel eerst zelf maken. We gaan dus een programma maken

In deze eerste iTutorial gaan we beginnen met het maken van een Automator-workflow. De naam die we de workflow gaan geven is “Zip en Zend”.  We gaan een workflow maken die het mogelijk maakt bepaalde bestanden in te pakken om deze vervolgens te verzenden.

Open Automator

Start Automator op door naar je programma’s te gaan met je muis in je Dock en kies vervolgens de Automator.app. Wanneer je in OS X Lion werkt kan het zijn dat je de map programma’s niet in je Dock hebt staan, ga in dat geval naar Launchpad en dan kan je daar het programma ook starten. Mocht je nu Launchpad ook verwijderd hebben van je Dock, gebruik dan rechtsboven in de hoek Spotlight. Daar kan je de naam intikken en dan zal je het programma ook vinden. Er zijn genoeg manieren om bij je programma te komen.

Wanneer je Automator start, krijg je het volgende scherm te zien:


(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Hier hebben we meteen een valkuil. De vraag die je hier als eerste moet stellen is het volgende:”Hoe wil ik de workflow-ZipenZend straks gebruiken?” Dit is namelijk erg belangrijk om te weten. Apple veranderd nog wel eens met bepaalde zaken als het gaat om benamingen en waar je een item kan opslaan. Wanneer je werkt in OS X Tiger dan zie je nog opslaan als Plug-in maar wanneer je werkt met OS X Leopard en hoger dan kan je de workflow niet meer opslaan als een plug-in. Wanneer je de workflow overal wilt gebruiken dan moet deze geplaatst worden in het voorzieningen menu. Wanneer je op de rechtermuisknop klikt in Finder dan valt deze onder voorzieningen. Wanneer je dus begint aan je workflow dien je hier te kiezen voor [Voorziening]. Wil je de workflow gewoon gebruiken als een applicatie dan kan je starten met [Takenreeks].

Over Automator Acties en Workflows

Automator venster is verdeeld in, aan de linkerkant de Acties / Variabelen, en aan de rechterkant de Workflow:


(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Linksonder in het scherm zie je nog een deelvenster dat elke actie of variabele beschrijft. Acties zijn workflows en variabelen. Hier gaan we ons richten op de acties en workflows.

Acties zijn eenvoudige taken die Automator vraagt ​​andere apps uit te voeren, zoals “Niewe Map” of “Pauze in iTunes”. Al deze acties vormen bij elkaar een workflow. Een workflow is een script van taken die Automator voer je uit kan voeren. Je kan deze workflow opslaan als een applicatie of als een voorziening en deze kan je dan gebruiken wanneer je wilt.

Het maken van een Workflow

Om te werken met Automator is het leuk om een doel voor ogen te hebben. Vrijwel iedereen verstuurt mailtjes en daarbij ook wel eens bestanden. Wanneer bestanden niet ingepakt zijn kan je, afhankelijk van grote van de bestanden, niet veel versturen in één keer. Het komt vaak voor dat het inpakken van bestanden beter is want op die manier kan je veel meer versturen per mail. Het inpakken (Zippen) en vervolgens een mail maken en dan het ingepakte bestand toevoegen kost best wat handelingen. Wanneer je dit een keer moet doen is dit niet erg. Toch kan het ook anders. Met Automator kan je al deze handelingen voor je laten doen. We moeten dit wel eerst maken. Hieronder gaan we stap voor stap deze workflow-ZipenZend voor je uitleggen.

1. Voeg een actie om een ​​tijdelijke map voor het ZIP-archief maken

Klik aan de linkerkant op [Bestanden en mappen], kies vervolgens [nieuwe map] en sleep deze naar het workflow-gedeelte aan de rechterkant. Klik op het veld [Naam] en type daar een naam in van de map. In ons voorbeeld noemen we de map ArchiefTemp. In het veld [Locatie] vul je in Bureaublad. Er wordt namelijk een tijdelijk map geplaatst op je bureaublad. Wil je een andere lokatie dan kan dat ook maar dan moet je deze dus hier goed ingeven.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

2. Voeg een actie om de geselecteerde items in de Finder te krijgen

Met [bestanden en mappen] nog steeds geselecteerd in de linkerkolom, zoek je het volgende op [Haal geselecteerde Finder-onderdelen op] en sleep deze naar het rechter gedeelte. Deze komt dan onder het eerste blok te staan / liggen. Wanneer je een aantal bestanden selecteert in de Finder worden deze met de actie opgehaald.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

3. Voeg een actie toe om de tijdelijke map te verwijderen uit de geselecteerde items

Met de actie hiervoor word de tijdelijke map ook verwijderd. Dit willen we niet dus plaatsen we een nieuwe actie zodat we dit kunnen voorkomen. Aan de rechterkant zoeken we de actie op genaamd [Filter Finder-onderdelen] en slepen deze ook naar de workflow aan de rechterkant.  Zie de afbeelding hieronder hoe deze in te stellen. Het veld met de [Naam] [is niet] [ArchiefTemp]. Op deze manier wordt de map dus niet verwijderd.


(Klik op de afbeelding om te vergroten)

4. Voeg een actie om het archief te creëren

Nu kunnen we het archief / zip bestand creëren van de geselecteerde bestanden in het Finder venster. Wanneer je straks op de rechtermuis knop drukt dan kan je de actie / workflow vinden onder voorzieningen. Zoals je bij punt 1 hebt gelezen moet je nu eerst handmatig een nieuwe map aanmaken op je bureaublad. Ga naar je bureaublad en klik met je rechtermuisknop en kies vervolgens [Nieuwe map]. Verander de naam naar ArchiefTemp zoals je deze hebt genoemd bij punt 1 van deze iTutorial. Ga terug naar Automator.

Kies aan de linkerkant de actie [Maak archief aan] en sleep deze actie naar de workflow aan de rechterkant, onder de andere acties. Klik op het veld [Locatie] in de actie, kies uit het pop-up menu [Andere] en selecteer de [ArchiefTemp] die je op het bureaublad hebt staan. In het eerste veld [Bewaar als] heb je niets ingevuld want daar staat al [Zelfde naam als invoer]. Wanneer je hier niets invult zal de naam genomen worden van het geselecteerde bestand. Stel je selecteert de map [Ierland-2010] om te zippen en te versturen via e-mail dan zal het zip bestand de naam krijgen Ierland-2010.zip. Wanneer je meerdere bestanden selecteert dan staat er gewoon Archief.zip:

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

5. Acties toevoegen aan het e-mailbericht te verzenden

We hebben nu het zip bestand en deze willen we verzenden als bijlage via e-mail. Aan de linkerkant kiezen we nu de taak [Mail] , vervolgens kiezen we uit de lijst [Nieuw Mail – Bericht] en slepen deze naar de rechterkant onder de andere acties. Wanneer je deze workflow gaat gebruiken zal je dit scherm als pop-up altijd te voorschijn krijgen. Op deze manier kan je het e-mailadres aanpassen en ook het onderwerp en bericht dat je wilt sturen. Om ervoor te zorgen dat het pop-up scherm verschijnt dien je de volgende instelling aan te passen. Onderaan het venster staat [Opties], vink de optie [Toon deze taak bij uitvoering takenreeks] aan.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Er wordt nu een e-mail aangemaakt met als bijlage een zip-file met daarin de bestanden die je hebt geselecteerd. Om daadwerkelijk het bericht te verzenden moet er nog een taak worden toegevoegd. Kies aan de linkerkant de taak [Verstuur uitgaande berichten] sleep deze naar rechts en plaats deze onder de andere taken. Zie de afbeelding hieronder.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

6. Voeg acties om de tijdelijke map te verwijderen

Het zip bestand dat nu meegestuurd wordt met de e-mail blijft in de map [ArchiefTemp] achter. Dit bestand willen we niet bewaren en daarom voegen we nog een taak toe om dit bestand te verwijderen naar de prullenbak. Nu voegen we eerst een taak toe om de map [ArchiefTemp] te selecteren. We kiezen aan de rechterkant [Bestanden en mappen] en uit de lijst kiezen we vervolgens [Haal opgegeven Finder-onderdelen op] en sleep deze taak naar de rechterkant onder de workflow. Wanneer de taak er staat moet er eerst nog de map toegevoegd worden. klik op [voeg toe] en kies in het pop-up scherm vervolgens de map [ArchiefTemp]. Onderstaande afbeelding verschijnt dan als resultaat.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Nu we de map hebben geselecteerd moeten de bestanden daarin nog verwijderd worden. Kies aan de linkerkant de taak [Verplaats Finder-onderdelen naar prullenmand]. Ook deze taak sleep je naar de rechterkant onder de andere taken. Nu wordt het aangemaakte zip-bestand verplaatst naar de prullenbak.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Het testen van de Workflow

Nu is de workflow! gereed om te testen. Ga naar je Finder venster en selecteer daar wat kleine bestanden. Wanneer je deze hebt geselecteerd keer je terug naar Automator en klik rechtsboven op de knop [Voer uit]. Je ziet nu dat Automator door elke taak beweegt in deze workflow. Wanneer het tijd is om de e-mail te versturen, krijg je een dialoogvenster waarin je de gevraagd gegevens kan invullen. Wanneer je alles hebt ingevuld klik je op [Ga door]. Onderstaande afbeelding laat de workflow zien, de taken met een groen v-tje zijn reeds uitgevoerd.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Nu we alles hebben uitgevoerd kan je het logbestand bekijken. Klik ongeveer midden onderaan op het linker icoontje. Er verschijnt een venster met de naam [Logbestand] Nu zie je elke taak genoemd die er wordt doorlopen en kan je ook zien hoeveel tijd elke taak kost. Wanneer je de test hebt gedaan kan je hier dit dus zien. Mocht er nu iets niet goed zijn gegaan kan je dat hier ook zien.

Je hebt nu via de Automator een Applescript gemaakt die een reeks aantal taken uitvoert. Je kan nu dus op een makkelijke manier meerdere bestanden inpakken en verzenden als bijlage in een mail!

Het opslaan van de Workflow

Als laatste gaan we de workflow-ZipenZend opslaan. We hebben gekozen deze workflow als een voorziening te gebruiken dus we hoeven alleen een naam te geven. Wij slaan deze op als ZipenZend. Wanneer we nu naar finder gaan en op de rechtermuisknop klikken dan zien we deze workflow bij de optie voorzieningen staan.

(Klik op de afbeelding om te vergroten)

Met behulp van Automator kan je veel dingen automatisch doen. Er worden veel programma aangeboden via de MacAppStore maar soms kan je dit ook oplossen door een workflow te maken in Automator. :)


De logo's en de merk- en productnamen Apple , iPod, iTunes, Macintosh zijn eigendom van Apple
Inhoud: ©2010-2015 Apple4Ever | Thema: NoXqs Labs